NL English (EN) Dutch (NL)

Boek een demo
Boek een demo
Blog

05/12/19 -

Master Data Specialist – interview met Kunal Doerbali

Iedere organisatie werkt met data. Maar naarmate bedrijven groeien, processen complexer worden en de hoeveelheid data toeneemt, staan ze voor een grote uitdaging: hoe breng ik mijn bedrijfsinformatie op orde?

Kunal Doerbali, Master Data Specialist bij Altares Dun & Bradstreet, adviseert bedrijven hoe zij de wirwar van data kunnen ontkluwen en cruciale bedrijfsprocessen weer kunnen stroomlijnen door middel van Master Data Management. Met zijn jarenlange ervaring in de IT, Supply Chain Management, Master Data Management, Sales, E-business en magazijnmanagement heeft hij inzicht in de oplossingen en structuren die er nodig zijn om meer uit je data te halen en uiteindelijk je ROI te verhogen.

Olbico voelt Kunal aan de tand over zijn visie op Master Data Management.

Waarom heeft Master Data Management volgens jou zo’n vlucht genomen?

“Iedere afdeling heeft een aantal pijnpunten. Die pijnpunten worden groter naarmate ze de processen in je bedrijfsvoering verstoren en daar komt vaak Master Data bij kijken.

Neem een mkb-onderneming met een miljoen omzet per jaar waar die data niet op orde is. Er gaat een salesmanager op een klantgesprek. Hij wil een simpel omzetrapport uitdraaien om voorbereid naar zijn gesprek te gaan, maar het blijkt dat zijn klant vier keer in het bestand voorkomt. Deze is onder verschillende namen gecreëerd en ieder account heeft een eigen omzet en eigen contracten. Daarnaast valt de klant onder een grotere holding en blijkt dat alle bedrijven die hieronder vallen samen voor de helft van de omzet zorgen. De salesmanager kan een enorme flater slaan door een verkeerde inschatting te maken over de omzetwaarde van die klant. Hij biedt deze zeer belangrijke klant bijvoorbeeld geen goed prijsvoorstel, waardoor het risico bestaat dat de zakenrelatie verstoord wordt en je uiteindelijk een klant en omzet verliest.

Ondertussen heeft ook de financiële afdeling last van die rommelige data. Het gaat bijvoorbeeld regelmatig verkeerd bij de facturatie, omdat de bedrijfsnaam of andere belangrijke gegevens verkeerd aangeduid staan en de relatie daartussen onbekend is. Dit alles kost een organisatie tijd en geld en het raakt meerdere processen binnen je bedrijfsvoering. Master Data speelt zo’n cruciale rol dat zonder accurate of complete data geen goede besluitvorming plaats kan vinden. Het is de fundering om op te kunnen bouwen.”

“Iedere afdeling heeft een aantal pijnpunten. Die pijnpunten worden groter naarmate ze de processen in je bedrijfsvoering verstoren. Master Data speelt zo’n cruciale rol dat zonder accurate of complete data geen goede besluitvorming plaats kan vinden. Het is de fundering om op te kunnen bouwen.”

Wat voor situaties kom jij tegen in je dagelijkse praktijk met adviestrajecten over Master Data?

“Er zijn organisaties die al zo lang bestaan dat ze honderden systemen gebruiken. Dit zijn de grote namen van de wereld. Sommige systemen zijn zo verouderd dat ze nog op AS400 draaien. Daar kunnen simpelweg geen nieuwe velden aan toegevoegd worden, want niemand bouwt dat meer. Als je zomaar zou gaan sleutelen aan de velden van Master Data, stort het kaartenhuis volledig in. Mensen noemen dat ook wel proberen een vliegtuig te repareren terwijl het nog in de lucht is.

In extreme gevallen, bijvoorbeeld bij een werkelijk voorbeeld van een financiële instelling, kost het onboarden van een klant zelfs 16.000 euro. Dat komt door de vele controles die iedere afdeling doet, wat veel tijd en geld kost. Denk maar de aanvraag van kredietcontroles, compliance checks, onderzoekskosten, personeelskosten, facturatie of identiteitscontroles. Ondertussen zijn daar allerlei partijen bij betrokken die weer net even andere data hebben: leveranciers, ministeries van buitenlandse bedrijven, incassobureau’s, rechtbanken, etcetera.

Dat schetst meteen de noodzaak om bij de basis te beginnen, dus bij je Master Data. Het hebben van één waarheid in al je systemen.”

“In extreme gevallen, bijvoorbeeld bij een werkelijk voorbeeld van een financiële instelling, kost het onboarden van een klant zelfs 16.000 euro. Dat komt door de vele controles die iedere afdeling doet, wat veel tijd en geld kost. Dat schetst meteen de noodzaak om bij de basis te beginnen, dus bij je Master Data. Het hebben van één waarheid in al je systemen.”

Moet je als zo’n bedrijf nog op deze oude voet verder gaan?

“De vraag is of je als zo’n organisatie nog moet gaan investeren in het koppelen en verbeteren van die bestaande structuur, of beter helemaal opnieuw moet beginnen, ‘from scratch’. Bedrijven die risico durven te nemen, echt ‘ballen’ hebben doen dat, omdat ze inzien wat het effect is op de lange termijn. Maar het inrichten van je processen voor Master Data Management, van data governance en ownership, tot de software-architectuur, kan zomaar een aantal jaar duren. Het voordeel is dat je alle touwtjes in handen hebt en een enorme efficiëntieslag kunt maken. Het nadeel is dat dit vaak naast je bestaande processen verloopt om geen omzet te verliezen en tegen die tijd kunnen je systemen alweer verouderd zijn. Agile werken kan dit natuurlijk wel deels oplossen.”

“Bedrijven die echt risico durven te nemen en ballen hebben, beginnen vaak helemaal from scratch.”

Wat komt er kijken bij het proces van Master Data Management?

“Organisaties die de laatste paar jaar begonnen zijn, denken veel strategischer na over hoe ze Master Data moeten gebruiken en inrichten. Ze beginnen bij de basis: de definitie van welke informatievelden ze gaan gebruiken of welke informatie juist niet. Bijvoorbeeld consumenten, bedrijven, leveranciers, productinformatie. Welke afdelingen welk soort informatie nodig hebben, en hoe die data overlapt. Daarna welke software of systemen ze nodig hebben om dat vervolgens te managen, en hoe die geïntegreerd kunnen worden. Variërend van een ERP, CRM, PIM, CMS of bijvoorbeeld een HR-systeem. Zo voorkomen ze dat ze teveel informatie opslaan die niet gebruikt wordt, of dat data snel verouderd. Plus dat ze nog meer informatie uit hun systemen kunnen halen, of zelfs makkelijker kunnen verrijken met nieuwe oplossingen.

Hoe die architectuur en processen ingericht moeten worden, dat verschilt per bedrijf. Het is echt maatwerk. Het hangt sterk af van de complexiteit van je processen, de afhankelijkheid van andere partijen en de technische haalbaarheid.

Om een voorbeeld te gebruiken van die complexiteit, denk maar eens aan Zalando. Een product of artikel in die webshop kan wellicht zomaar honderden velden hebben voor de beschrijvingen en categorieën waar een klant vervolgens later op kan filteren en zoeken. En als je Adidas of Nike verkoopt via zo’n webshop, zal ieder merk ook weer verschillende velden aanleveren. Of wanneer een product geel is, kan dat okergeel of goudgeel zijn. Wordt dat als één kleur gerekend of hebben al die verschillende mogelijkheden ook een veld? De kunst is om dat juist te stroomlijnen via Master Data Management. Zoiets kan namelijk nooit foutloos zonder automatisering ingevoerd worden.

Het besef dat Master Data Management zichzelf niet gelijk terugverdient, is ook een belangrijk inzicht. Het hebben van die perfecte data levert niet direct iets op. Het gaat immers over hoe je je bedrijf efficiënt inricht en dat kost tijd voordat je daar de vruchten van plukt. Je moet onderzoeken hoe verschillende afdelingen data gebruiken en wat ze nodig hebben voor hun KPI’s.”

“Hoe je je software-architectuur inricht voor Master Data Management, is echt maatwerk. Het hangt af van de complexiteit van je processen, afhankelijkheden van andere partijen en de technische haalbaarheid.”

Wat voor rol kan een Master Data Manager spelen in de aanpak van die pijnpunten?

“Bedrijven die denken dat ze al die eerder genoemde pijnpunten kunnen oplossen, alleen maar door een Master Data Manager aan te nemen, komen bedrogen uit.

De Master Data Manager is in mijn ogen nooit de owner van Master Data. Master Data stroomt door je hele organisatie heen en is cruciaal voor je bestaansrecht. Management op C-level moet het belang ervan inzien op de lange termijn en moet ownership nemen en volwaardige sponsor zijn. Master Data Management moet een direct afgeleide zijn van je visie en langetermijnstrategie om te kunnen slagen.

Dat gezegd te hebben, is de rol van een Master Data Manager heel relevant en waardevol. Hij/zij kan de requirements in beeld brengen waar Master Data aan moet voldoen.

Een finance manager ziet vaak alleen de pijn van de eigen uitdagingen van de afdeling, terwijl de Master Data Manager data van de hele organisatie in kaart moet brengen.

De Master Data Manager voert gesprekken met alle data-owners in de organisatie om tot de kern te komen van wat er nodig is om betere beslissingen te kunnen maken en maakt zichtbaar hoeveel data invoer kost, of juist wat de ROI is als er geïnvesteerd wordt in betere oplossingen. In plaats van het recht breien van fouten en gebreken van bestaande systemen, wordt er naar een structurele oplossing gezocht en de Master Data Manager helpt de kwaliteit van je data voortdurend te bewaken en te verbeteren.

De Master Data Manager heeft strategisch inzicht over hoe Master Data geoptimaliseerd kan worden. In het kort: een helikopterview van data in je organisatie. Uiteindelijk zal de Master Data Manager alleen operationeel en facilitair werken, maar op C-level moet uiteindelijk wél eerst de knoop doorgehakt worden om die investeringen te gaan maken.”

“Data is te belangrijk om in de handen van één persoon, de Master Data Manager te leggen. Je hebt buy-in nodig op C-level en het moet een direct afgeleide zijn van de visie en langetermijnstrategie van je organisatie.”

Als iemand je de vraag stelt: Waarom heb ik Master Data Management eigenlijk nodig? Wat zeg je dan?

“Eigenlijk is de belangrijkste vraag die je je moet stellen: worden er processen verstoord doordat Master Data fout of incompleet is in mijn organisatie? Als het antwoord ja is, dan heb je in feite een Master Data Management-vraagstuk.

Het is belangrijk dat je die signalen tijdig leert herkennen. Het antwoord over hoe je dat probleem vervolgens oplost, is nooit hetzelfde en voor het zoeken naar de juiste aanpak heb je soms een lange adem nodig. Maar in alle gevallen levert Master Data Management je een structurele procesverbetering op en meerwaarde voor alle spilfuncties in je organisatie. Je kan in dit digitale tijdperk niet meer zonder Master Data Management.”

“Eigenlijk is de belangrijkste vraag die je je moet stellen: worden er processen verstoort doordat master data fout of incompleet is in mijn organisatie? Als het antwoord ja is, dan heb je in feite een Master Data Management-vraagstuk.”

Comments(0)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Abonneer je op onze nieuwsbrief

Boek een demo met een productspecialist. Kies zelf je gewenste dag en tijd.

Abonneer je op onze nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven van het laatste Olbico nieuws en onze productupdates ontvangen? Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief! Je kunt ten alle tijden je voorkeuren wijzigen of je afmelden.

Selecteer op welke manieren je op de hoogte wil blijven van Olbico:

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de link onderaan onze e-mails. Voor meer informatie over onze privacy policy, bezoek onze website.

We use Mailchimp as our marketing platform. By clicking below to subscribe, you acknowledge that your information will be transferred to Mailchimp for processing.
Learn more about Mailchimp's privacy practices here.