NL English (EN) Dutch (NL)

Boek een demo
Boek een demo
Blog

15/01/20 -

5 stappen voor succesvol Master Data Management (MDM)

Data is voor bedrijven een goudmijn. Als je tenminste de kwaliteit kunt waarborgen. Of nog beter, het managen van master data goed hebt uitgedacht. Wil jij ook de kansen van Master Data Management benutten, maar zie je door de bomen het bos niet meer? Wij lichten 5 belangrijke stappen uit om hiermee aan de slag te gaan.

1. Erken data als speerpunt van je bedrijfsstrategie

Bedrijven die Master Data Management (ook wel MDM) op de rit hebben plukken daar de vruchten van, want ze zijn efficiënter en nemen slimmere beslissingen. Denk maar eens aan de laatste keer dat je een eindejaarsrapportage moest maken. Het levert heel wat stress op als je niet over de juiste gegevens beschikt, of de data afwijkt van andere afdelingen. Je kunt je niet beroepen op werkelijke resultaten en dus geen knopen doorhakken. Dat moet toch anders kunnen?

Als je aan managers vraagt hoe belangrijk data is voor hun bedrijfsvoering, dan zegt maar liefst 79% dat ze zonder data hun concurrentievoordeel zullen verliezen en mogelijk zelfs helemaal ophouden te bestaan. Dat is nogal wat.

Om echt succesvol te zijn in Master Data Management moet je dus de waarde van data erkennen. Je hebt visie en een lange adem nodig. Veel goede plannen stranden als ze niet genoeg draagvlak hebben binnen de organisatie. Zorg daarom dat er een duidelijke langetermijnstrategie is, waar het bewaken van de kwaliteit van master data en data governance speerpunten zijn.

Volgens een onderzoek van McKinsey zegt meer dan 50% van de respondenten dat Big Data een significante impact heeft op de bedrijfsvoering, sales en marketing.

2. Begin met een schone dataset

Op dit moment werk je met de data die je hebt, zoals de gegevens van je klant in je CRM. Maar weet je wel zeker of die gegevens up-to-date zijn? Een pijnlijke manier om dit te constateren, is wanneer je een klant wilt bellen en ontdekt dat het telefoonnummer niet meer bestaat. Dit is een typisch voorbeeld van verouderde data. Als je data niet actueel is, holt de kwaliteit ervan snel achteruit. Je en je collega’s kunnen je klant niet zo goed bedienen als je zou willen waardoor je omzet misloopt. Sterker nog, slechte data betekent meer kosten.

Garbage in, garbage out

Beginnen met een schone lei is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Je kan niet ieder contact in je CRM bellen om te controleren of zijn telefoonnummer nog klopt. Dat kost veel tijd en het is een beetje gek voor je klant. Ook is het lastig te bepalen welke informatie je nodig hebt, nu en in de toekomst. Daar komt bij, voor data geldt ‘garbage in, is garbage out.’* De data waarmee je je tools voedt, moet betrouwbaar en actueel zijn.

*’Garbage in, garbage out’ is een uitdrukking uit de informatica om mensen er op te wijzen dat software en regelsystemen alleen maar zinnige informatie kunnen leveren wanneer zij met juiste informatie worden gevoed. Een computersysteem kan nog zo intelligent zijn, wanneer het met onjuiste gegevens wordt gevoed, zal het met zekerheid een onzinnig resultaat genereren.

Bepaal daarom eerst welke datasets opgeslagen moeten worden en hoe je dat gaat aanpakken. Definieer welke informatie je nodig hebt en van welke entiteiten (master data), zoals personen, organisaties, producten, projecten en services. Investeren in nieuwe software en tools om je data op te schonen, heeft pas nut als er een duidelijk proces en een structuur is afgesproken. Wil je meer weten over hoe je een data-driven bedrijfsvoering kunt realiseren, bekijk dan hier onze informatiepagina over Master Data Management.

Unique identifier als referentiepunt

Om informatie te kunnen koppelen in al je systemen, heb je een unieke sleutel nodig. Onze partner Altares Dun & Bradstreet gebruikt bijvoorbeeld het wereldwijde erkende D-U-N-S-nummer, een ‘identifier’ om entiteiten te verifiëren. Voor veel organisaties, zoals de Verenigde Naties, ISO en de Europese Commissie is een DUNS-nummer zelfs een vereiste. Met dit D-U-N-S-nummer wordt het een stuk makkelijker je data aan elkaar te koppelen, te ontdubbelen, verrijken met nieuwe informatie en als complete set te exporteren.

3. Valideer en standaardiseer je data-invoer

Bestaat je bedrijf al lang, dan is de kans groot dat je last hebt van dubbele of incomplete data. De financiële administratie krijgt bijvoorbeeld regelmatig een factuur teruggestuurd, omdat de geadresseerde niet meer klopt. Dan moet je bijvoorbeeld dat bedrijf gaan nabellen, de factuur handmatig aanpassen en andere collega’s op de hoogte brengen van de wijziging. Een hoop rompslomp en verloren tijd. Waar mensen werken, worden nu eenmaal menselijke fouten gemaakt. Vertrouwen op de validiteit van je bedrijfsinformatie is onmogelijk wanneer de kwaliteit van je data laag is.

Dat brengt ons bij de derde stap. Idealiter richt je namelijk je software architectuur zo in, dat alle data en systemen naadloos op elkaar aansluiten en dat je die menselijke fouten bij het invoeren van data zoveel mogelijk beperkt.

Bepaal de regels voor invoer

Het goede nieuws is dat die data-invoer en validatie gestandaardiseerd kan worden. Hoe? Door in je webapplicatie, bijvoorbeeld je CRM, een set van regels te maken die bepalen welke data wel of niet geaccepteerd wordt bij invoeren. Die vervolgens checkt welke informatie al bestaat en deze vergelijkt met de geïmporteerde informatie. Zo voorkom je dat er in je systeem dubbele informatie komt.

Kies daarom voor software die (externe) databases of bronnen die je importeert matched en vergelijkt met bestaande data in jouw systeem. Als je een Spaans adressenbestand importeert in je Engels sprekende systeem, moet je systeem inkomende data kunnen ‘mappen’. Het moet het Spaanse ‘nombre de la calle’ importeren als het Engelse ‘street name’. Je systeem moet begrijpen dat die twee begrippen hetzelfde zijn.

Bij Olbico hebben we een manier ontwikkeld om op basis van één identifier een compleet, verrijkt en foutvrij record in CRM aan te maken. Iedereen kan het, zonder moeite en fouten maken is uitgesloten. Een CRM-record aanmaken gaat tot 95% sneller dan normaal. Verder controleert de Duplicatiecheck of ingevoerde data al bestaat in het CRM. Zelfs wanneer de data wordt ingevoerd door een klant vanaf een webformulier. Dubbele of verouderde records zijn verleden tijd. Lees hier meer over Data Entry met Olbico Master Data Platform.

Volgens dit onderzoek lopen bedrijven gemiddeld 30% omzet mis door slechte datakwaliteit. Onderstaande illustratie (bron: Econsultancy) verklaart de voornaamste redenen voor het verbeteren van de kwaliteit van je data.

4. Koppel je interne & externe bronnen

Van dataverrijking gaat menig sales- en marketing hart sneller kloppen. Kennis is immers macht: met meer informatie over de klant kunnen scherpere campagnes worden gemaakt.

Master Data Management is een uitgelezen kans om databronnen niet alleen te koppelen, maar ook meteen je gegevens te verrijken. Bijvoorbeeld met nieuwe informatievelden over je klanten, zoals kredietrisico-informatie. Zo werk je aan een totaaloplossing: je importeert schone data die meteen je huidige gegevens verrijkt. Dat is dubbele winst.

Met de juiste software-oplossing zorg je dat al je data gekoppeld en verrijkt kan worden en werk je aan een toekomstbestendig dataplan. Of je nu werkt in marketing, sales, finance, compliance: de informatie wordt in lijn gebracht met elkaar als je kiest voor een oplossing die je CRM of ERP kan verbinden aan nieuwe bronnen. Er ontstaat een 360-graden klantbeeld én je kunt betere voorspellingen doen over de toekomst.

Olbico Master Data Platform is een data connector die informatiebronnen koppelt aan CRM. Het heeft API’s met internationale bronnen zoals het mondiale netwerk van Dun & Bradstreet, maar ook lokale zoals de KvK. Hiermee verrijk je ieder record in CRM.

5. Monitor en bewaak de kwaliteit van je data 24/7

Nu je de 4 voorgaande stappen hebt doorlopen voor het opzetten van je Master Data Management, ben je een heel eind. Maar je blik moet ook op de toekomst zijn. Net zoals jouw bedrijf staat dat van anderen nooit stil. Dagelijks zijn er overnames, verhuizingen, noem maar op. Dus hoe zorg je dat je data actueel blijft? En dat de kwaliteit bewaakt is? Het is zonde van alle investeringen als je geen proces hebt om je data actueel te houden.

De vijfde stap is dan ook het opzetten van een data governance policy. Dat betekent zoveel als een proces dat continue de kwaliteit van je data waarborgt. Zonder zo’n plan, heeft Master Data Management weinig kans van slagen.

Je maakt het jezelf nog makkelijker door monitoring-software aan te schaffen. Deze software is de waakhond van je data en zorgt ervoor dat nieuwe informatie automatisch wordt doorgevoerd in je systeem.

Olbico Master Data Platform waakt met Monitoring 24 uur per dag over de actualiteit van zakelijke informatie in CRM. De laatste ontwikkelingen van ieder account, contact of klant worden automatisch bijgewerkt in CRM.

Wil je meer advies over hoe je je Master Data Management proces kunt inrichten? Plan dan een afspraak met onze MDM-expert Kunal Doerbali. Neem hier contact met ons op.

👉  Krijg meer inzicht in Master Data Management met ons ‘Master Data expert-interview’. Lees hier het blog.

Succesvol Master Data Management kost tijd. Hieronder een statistiek uit een onderzoek over geslaagde Big Data projecten. 

Comments(0)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Abonneer je op onze nieuwsbrief

Boek een demo met een productspecialist. Kies zelf je gewenste dag en tijd.

Abonneer je op onze nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven van het laatste Olbico nieuws en onze productupdates ontvangen? Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief! Je kunt ten alle tijden je voorkeuren wijzigen of je afmelden.

Selecteer op welke manieren je op de hoogte wil blijven van Olbico:

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de link onderaan onze e-mails. Voor meer informatie over onze privacy policy, bezoek onze website.

We use Mailchimp as our marketing platform. By clicking below to subscribe, you acknowledge that your information will be transferred to Mailchimp for processing.
Learn more about Mailchimp's privacy practices here.